经济形势正在好转。企业又开始发展,新的业务机会正逐渐浮现。许多公司都在谨慎地增员,构建管理这项新活动的必要资源。新业务要求企业改变原来的管理方式和与员工敬业度有关的态度。
在过去几年中,管理人士和员工都在试图用更少的人员来完成更高强度的工作。无论企业保留或增加了多少人员,人们始终在以更少的人力做更多的事情。对于首席财务官和高层管理人员来说,这当然是一件好事,但这种做法需要付出代价。即使提高了生产力,这仍然意味着员工的精力被透支了。许多员工达到了精力透支的临界点,就无法或不愿意在每天全身心投入工作了。但你可以在不透支员工精力的情况下提高生产力吗?我们的答案是“可以”。
帮助员工应对所有的变化和选择他们的投入程度,以及他们投入工作的方式,这一点对公司领导来说真的很重要。无论是变好还是变坏,变化始终是一种常态,人们取得的成就取决于他们是否了解在何处以及如何投入精力。
如下页的“连续能区”(Energy Continuum)所示,敬业度较低的员工会被动地观望和等待。如果他们看不到提升的机会,他们就会滑于该连续能区的左侧,跌入“没有希望”的颓废状态。在另一个极端中,有些员工会极其投入工作,他们接受了超额的工作量,但这只会让他们变得疲惫不堪。他们会在没有得到“缓解”的情况下,到达“精力透支”的临界点。人的工作效能在颓废和精力透支的状态下会跌入低谷。在员工能够认真管理可自由支配的精力时,他们就可以发挥最大化的效能,这有助于他们保持高度投入工作的状态(接近平衡点)——停留在连续能区的中间点。
正如该连续能区图所示,只有当员工能够看到有望获得缓解和革新的变化,他们才会重新投入工作,避免因精力透支而造成效率、生产力和敬业度下降的结果。
最近,许多管理人士增加了团队人员数量,导致企业出现了许多不太熟悉工作和流程的新人。这会导致团队的部分劳动力未充分发挥作用,而另一部分人员却不堪重负和/或者超负荷工作。你可以采取哪些措施来激发团队的敬业意识?虽然我们并没有什么万全之策,但有一些方法的确可以促进过度扩张的团队相互协作和完成工作。
选择模型
领导者的使命是调动他人的积极性,让他们全身心投入创造价值和实现成就的过程。作为一名领导者,无论你的能力有多强,你都无法改造人员,你只能让他们自己做出接受变化的选择。威尔逊学习公司构建了一个模型以阐明这种选择的作用。选择涉及主动、被动和不活跃这三种状态的决定。人们往往需要经历一个过程才能做出决定,他们会在自己人生和职业生涯的不同阶段,出于不同的原因而做出不同的决定。
当人们完全投入、参与活动并自愿遵守团队的决策时,他们就处于积极主动的状态。他们会为自己所做的事情和自己做事的方式负责。当人们拒绝作出改变,勉强服从并且有可能积极地“讨价还价”的时候,他们就处于被动的状态。这些人会阻碍公司的成长和进步。那些选择站在一边观望,假意服从,或者完全不参与的人员则处于不活跃的状态。这也会对你推进战略的过程产生有害的影响。
通过授权促进员工成长
在这种情况下讨论授权似乎是一种自相矛盾的做法。给他们分配更多工作?不,你应该先自问,员工正在做的哪些事情是未必需要完成的事务,或者他们是否采用了与原来相同的方法来做事?员工没有做哪些应该完成的事情?你可以通过为员工合理地分配新任务和成长机会,从而提高团队的工作效能。
评估团队效能
- 评估现有的工作量和团队成员的能力。
- 确定个人需要培养新技能和掌握知识的领域,以便实现成长,或者以新的方式应用现有的技能。
- 确定未使用或未充分使用的能力和技能,并将这些能力应用于不同的任务或为其设置不同的优先级。
评估工作量,寻找机会改变实现目标的方法
- 寻找那些不再与战略密切相关的任务,或者可以用不同方式完成的任务。人们往往具有墨守成规的倾向,人们总是以特定的方式完成某些任务。通过用新的眼光来看待任务,你可能就会看到相关任务或流程被旧业务模式或战略意图所束缚,并且根本无法得到实施。某些工作可以采用截然不同的方法来处理——例如,使用技术手段来完成。
- 将必要任务重新分配给新人,并授予他们以不同方式做事的权限。为他们提供发挥创意和打破常规的机会,这可以提升任务的重要程度,这也可以促使人们更有效地完成任务。
- 寻找新近、有趣的项目以便团队中的合适人员或群体有机会采取新的措施,增加他们的技能,并与不同的人员(可能是不同部门)合作。团队也可以从中获得应用技术、改变某个方法或流程,或者提高效率或生产力的机会。这些都是符合团队需求的措施,它们具有提升产能和促进履行职能的作用。
获得成功的建议
在你扩大新任务或项目的视野时,要牢记授权的基本原则:
- 必须将这项任务视为一项挑战,以及获得成长和学习新技能的机会,而不是将它视为一种负担。如果人们认为这种举措意味着需要承担更多工作,那么这项举措就会产生适得其反的效果。
- 要确立清晰和可以实现的目标和期望。应该让从事新任务或项目的人员认识到,他们可以成功执行新任务或项目。
- 要提供确切的支持和资源。分配了一项任务但却缺乏实现目标的资源,这是一种非常糟糕的情况。这可能意味着有足够的人员做事,提供了合适的设备(例如,计算机软件),某些情况下还会根据需求分配预算。
- 应该为团队赋予一定的自主权,由他们自行决定如何执行任务。这里的理念就是为团队赋能和调动他们的积极性。应该让他们感到自己得到了信任,能够自行判断情况和实施自己的想法,授予他们制定决策和采取措施的权限。及时为他们提供帮助而不是事无巨细地插手他们的事务。
与任何变革一样,你需要同团队讨论自己的想法,并获得他们的支持,并与将承担新职责的个人达成共识。
构建相互支持的团体
在你推出一项革新和重新激励团队的举措时,员工刚开始可能抱有怀疑的态度。“你充分考虑了心中所想的计划和新任务之后,就可以花时间与整个团队进行沟通,解开他们的困惑,确定清晰的目标,并获得他们的支持。”
通过培养合作的意识,构建一个相互支持的团体。精疲力尽的员工通常会缺乏与团队成员或其他部门的同事沟通的精力或积极性。但与他人合作(尤其是与新人合作)并提供相互支持,有助于为员工注入能量和提升工作效率,扭转员工敬业度下降的不利形势。
获得成功的建议
- 让团队认识到相互支持的好处,并寻找让大家分享和交流想法的机会。
- 如果团队中有人具备与另一个团队成员的工作相关的技能或知识,就应该鼓励此人分享信息,并为缺乏经验的员工或新人创造学习的机会。
- 以团队会议作为员工讨论工作事务的契机,鼓励他们提出自己遇到的问题,分享他们经历的成就。
- 鼓励团队成员构建信任的文化,通过各种方式让员工适应他人的需求为其此提供多种支持。
成功地打造一种成员关系紧密、相互支持的环境,不但可以提升士气,拉近大家的距离,还可以提高决策的效率,产生更多更好的想法,以及扩展关于如何完成团队工作的思路。这种做法尤其适用于出现新业务和有新入加入团队的情况。
这些想法不是深奥的科学原理,但也并不容易实现。但如果你的团队仍未从“衰退倦怠期”的常见症状中复苏,你就必须主动采取一些措施来创造一种积极向上的活跃氛围,为团队成员制造融入集体的新机会。如果你采取了积极的行动,以正确的方式行事,那么你就能够利用新工作氛围的优势,促进你个人、团队和业务的成长。